1С и Битрикс24: особенности обмена

Многих специалистов интересует вопрос, что дает современному пользователю компьютерных систем 1С и Битрикс24? Зачем нужны такие программы и от чего, возможно, пройдется отказаться?

Вся синхронизационная функция товаров с программы 1С в Битрикс24 можете быть только односторонней. Безусловно, номенклатура создается и формируется в 1С и только потом может переместиться в сервис автоматизации и оптимизации малого и среднего бизнеса. В Битрикс24 данные заносятся через небольшой промежуток времени или при ручном запуске.

Пользователь программного обеспечения вправе самостоятельно выбирать те документы на товары, которые он хочет перенести, но не стоит забывать о некоторых особенностях системы.

Модуль, отвечающий за обмен, не может хранить полную информацию о товаре. В программу Битрикс24 можно переносить только самую важную информацию о реализуемом изделии, например, цену, процент налога и название продукта. Ни цвет, ни состав, ни сроки годности Битрикс24 сохранить не сможет, да и с ценой тут могут возникнуть проблемы. Если у вас в 1С имеются продукты с оптовой, розничной ценой или присутствуют товары, реализуемые по уценке, то Битрикс24 сможет сохранить только одну стоимость.

Остатки по складу в Битрикс24 увидеть все-таки возможно, однако для этого необходимо наличие сайта на 1С Битрикс платформе «Управление сайтом», с обязательным модулем онлайн-магазина, интегрированного с 1С. Тогда в связанной с онлайн-маркетом сделке CRM откроется бэк-офис ресурса и заказ формируется в панели управления маркета, где отображены остатки. Данный сценарий весьма удобен всем, кто уже обзавелся интернет-магазином. Прочим же нужно будет находить остатки в системе учета.

Сценарий, пользующийся немалым спросом, — это интеграция 1С и Битрикс24 по выставленным счетам.

В момент наиважнейшего этапа переговоров с клиентом — на тему оплаты за товар либо услуги — менеджер открывает CRM и в карте клиента или же в созданной только что сделке выставляет счет.

Если интеграция должным образом настроена, сведения из счета попадут в 1С и будут выглядеть как «клиентский заказ» с соответствующим статусом (по этой причине необходима именно торговая 1С конфигурация, а не простая Бухгалтерия). Ежели контрагент в 1С заведен, заказ закрепится за ним, иначе создастся еще один контрагент на базе сведений счета. По ИНН либо по наименованию проверяется присутствие контрагента.

Клиентские заказы в 1С имеют тоже ряд статусов, из них один обозначает, что оплата поступила. Когда же бухгалтером либо банком-клиентом (вручную и автоматически соответственно) привязывается по счету оплата, заказ получает должный статус, после чего 1С передает данные сведения в Битрикс24, и там тоже изменяется статус Счета на «оплачен». Менеджер видит, что оплата состоялась, и продолжает работать с клиентом.

Стоит обратить внимание на то, что сведения из Битрикс24, поступающие в 1С, и наоборот проводятся исключительно в границах Счета. Например, КПП, наименование, ИНН, клиентский адрес поступят в 1С. А какая угодны иная, не имеющая отношения к платежу информация (например, номера телефонов или адрес email тех или иных лиц, адрес другого офиса либо склада, ФИО подписчиков и ссылка на веб-сайт) не поступает в 1С. то есть синхронизация осуществляется в границах счетов, но не контрагентов.

Вместе с тем, счет не является одним-единственным документом в процессе работы с клиентурой. Такая документация, как акты, или договоры, или накладные, ведется в системе учета, в 1С и не поступают в процессе интеграции в CRM. Когда их подписывают и закрывают менеджеры по реализации, их взаимодействие с системой учета либо с бухгалтером оптимизируется в отдельности.

Обозначенные интеграционные особенности по счетам и товару сужают круг сценариев и процессов ведения бизнеса, что доступны для воплощения в действительность, и все же интеграция решает прежде всего другую задачу — понижает издержки в процессе взаимодействия бухгалтерии и отдела продаж.

По товарной номенклатуре менеджер быстро сможет дать клиенту консультацию относительно цены товаров, отобрать из прайс-листа нужные позиции и направить заказчику счет непосредственно после переговоров, не ожидая, когда бухгалтер среагирует, и не открывая 1С. счет попадет к клиенту оптимально быстро, а важные данные, такие как смета, реквизиты, суммы заказчика, оперативно отображаются в Битрикс CRM с для продолжения работы.

Пока менеджер ждет поступления оплаты, ему не придется по тому или иному поводу отвлекать от работы бухгалтера или же проверять информацию в 1С самому. Он просто работает с другими заказчиками, а сведения о состоявшейся оплате сами его отыщут.

Бухгалтер же, в свою очередь, не теряет времени на то, чтобы завести контрагенты и счета в 1С, поскольку и те и другие создадутся там автоматически. А если присутствует интеграция с банком-клиентом, процедура выставления заказчику счета и дальнейшее получение от него оплаты совершенно не требует внимания бухгалтера.

Если обозначенные ограничения станут существенным недостатком для бизнес-процесса, нужно будет находить выход по-другому. Для этого есть два возможных варианта.

Первый — это оптимизирование внутренних рабочих процессов. Продуманное разграничение областей ответственности работников, построение результативных коммуникаций способно свести к нулю любые системные недостатки. Например, если в отделе работает 8 менеджеров, пусть каждый из них сам решает вопросы с клиентами относительно подписания документации и отгрузки. Работа, возможно, станет более эффективной, если какому-то одному менеджеру доверить решение вопросов логистики, а прочие 7 будут сосредоточены на реализации товара. В таком случае каждый станет работать в узкой специализации, по своей программе.

Второй вариант — это дополнительно настроить систему. Битрикс24 является инструментом с серьезными возможностями. Он позволяет работать с файлами, решать задачи, планировать процессы ведения бизнеса. Все это и многочисленные методы коммуникации дадут возможность использовать те функции, которые стандартно не предусмотрены. Подлежащий оплате счет, оформление накладных, актов-сверок, правки в договорах — все перечисленные процессы легко автоматизируются на основе внутренних обычных заявок. Причем каждый занимается выполнением этих заявок в удобное для него время, а по каждому конкретному вопросу ведется дело, поэтому всегда есть возможность просмотреть когда угодно общий реестр документации.

Процессы бизнеса в Битрикс24 — сильный инструмент вне зависимости от интеграции с 1С. Функционал программы дает возможность решать масс прочих задач относительно автоматизации, которые имеют отношение к взаимодействию сотрудников и к рутинным, повседневным операциям. Бизнес-процесс будет сообщать работникам некие сведения, ставить те или иные задачи, сохранять в CRM файлы, отправлять заказчикам корреспонденцию — словом, есть много дополнительных и крайне полезных возможностей, обеспечивающих эффективную совместную деятельность.

Итак, интеграция систем 1С и Битрикс24 отличается несколькими ограничениями, что связано с особенностями сервисов, однако такое слияние имеет и множество очевидных преимуществ.

Обычная интеграция полностью применима, если оплата по счету становится одним из конечных этапов деятельности менеджера по продажам (производство под заказы, реализация решений в области IT, наличие отдела логистики) или если процессы по поступлении оплаты не нужно учитывать в 1С (например, проектная работа либо крупная часть рынка предоставления услуг).

Настройки, которые можно дополнительно активизировать, станут полезны фирмам, у которых имеется крепкая послеоплатная составляющая, а таковая непременно требует учета в системе 1С. Как правило, таковой является работа с закрывающей документацией или же операциями по логистике (отгрузка, подбор транспортных средств, согласование сроков доставки).

Практически для эффективной интеграции очень важным является правильное и четкое понимание внутренних рабочих процессов, то есть того, как сотрудники на самом деле работают — в реальности, а не на бумаге.