Бизнес-процессы. Небольшие компании — реальные проблемы

Руководители маленьких компаний зачастую совершают ошибки, а все потому, что не уделяют достаточного внимания бизнес-процессам. Все их внимание в первую очередь сосредоточенно на росте прибыли и увеличении продаж. И, только на второе место ставятся задачи по описанию и структурированию рабочих процессов, ошибочно полагая, что это важнее для крупных организаций.

Для маленькой компании разработка бизнес-процесса проста в своем исполнении. Правильно описанные процессы и верно подобранные способы автоматизации, смогут помочь в росте и развитии организации.

Хотите контролировать всю работу организации? Сконструируйте все бизнес-процессы с самого начала развития бизнеса.

Что подразумевает собой бизнес-процесс?

Это взаимосвязь различных задач (цепочек действий), помогающих в создании услуг или определенного товара для клиентов. Например, оплата счетов, утверждение отпуска, контроль расхода материалов, реализация заказа в интернет-магазине и т.п.

Рабочие процессы состоят из трех этапов:

• Поддержка;
• операция;
• управление.

Они, в свою очередь, подразделяются на под-процессы.

Создание бизнес-процесса довольно не простая вещь и больше подходит для крупных организаций, предполагает следующее:

• Сбор необходимой информации;
• описание уже имеющихся бизнес-процессов;
• анализ полученных данных. Описание того, чего хотелось бы получить. Определение всех сложностей;
• создание плана. Пропись всех взаимосвязей. Назначение ролей и ответственных сотрудников;
• формирование процесса в системе (CRM, BPM);
• обучение рабочего персонала.

Веб компания WM предлагает своим клиентам создание сайта на системе управления 1С-Битрикс с интеграцией сайта с CRM Битрикс24.

Как происходят бизнес-процессы в небольшой организации?

Для маленькой и еще молодой компании существует упрощенный вариант организаций бизнес-процессов, главными из которых являются:

• Обработка заказов;
• общение с клиентами;
• взаимодействия с поставщиками.

Чтобы понять, какие наиболее важными будут бизнес-процессы, необходимо проанализировать часто повторяющиеся проблемы.

Что делать? Пошаговая инструкция

1. Определить и сформировать как можно быстрее основу бизнес-процесса.
2. Определить проблему.
3. Провести исследования по каждому проблемному пункту, и найти места, в которых образуются сложности и задержки.
4. Описать идеальный процесс работы:
   • Кто будет участвовать, и кто на каком этапе за что будет отвечать;
   • какая информация на каждом этапе будет передаваться от одного сотрудника к другому;
   • сроки завершения процесса.
5. Представить блок-схему или сразу выполнить программу в BPM/CRM.
6. Выбрать ответственных за каждый процесс, дать разъяснения по работе.

Веб студия «WM» готова взять на себя организацию бизнес-процессов вашей компании.

Одни из важных услуг, которые предлагает наша организация, это:

• Интеграция 1С с корпоративным порталом;
• интеграция магазина с 1С УТ (УНФ);
• поддержка сайта;
• продвижение сайта.

Бизнес-процесс «Взаимодействие с потребителем» на реальном примере

Выделим основные этапы, имея в виду, что каждый случай имеет свои особенности и более конкретные шаги.

Каким образом в вашей организации обрабатываются заявки клиентов?

1. Распределяются ваши клиенты по группам (размер сделки, их местонахождение, тематика)?
2. Знает менеджер вашей компании, как вести клиента от первого обращения до оплаты? Какие четкие шаги нужно выполнять?
3. Систематизирован ли процесс повторных продаж, и насколько?
4. С какой систематичностью от вас уходят клиенты? Не успеваете оформить документацию, своевременно напомнить, дать ответ на письмо или позвонить?

Чем подробнее вы составите структуру и описание бизнес-процесса взаимодействия с потребителем, тем больше шансов на успех у вас появится, и тем лояльнее будет клиент. Следовательно, вероятность повторных продаж, прибыль и шанс на дальнейший рост вашей компании увеличатся.

Примерное описание данного бизнес-процесса

Второстепенные бизнес-процессы

Их важность заключается в помощи оперативного роста организации, без утраты правильного учета управления и финансирования.

Битрикс24 выявил 6 таких бизнес-процессов, «тормозящих» компанию. Именно эти процессы при сборе документов отнимают много времени у сотрудников, которые ожидают утверждения или подписи:

• Учет исходящих документов.
• Учет входящих документов.
• Счет на оплату.
• Заявление на командировку.
• Заявление на отпуск.
• Выдача наличных.

Бизнес-процесс не статичен. Естественное, что подвергается изменениям — это периодическая настройка процесса, смена количества его этапов и участников.

Выделив некоторое время на рассмотрение и описание процесса, вы сможете его автоматизировать без лишних проблем. Но, и результат не заставит себя ждать — вы освободите себя от сотни мелких вопросов.